Dicas de Apresentação e Power Point

Vai se apresentar em público e fica inseguro? Não sabe como montar seus slides? Configura então as dicas abaixo!

 

Inicie a Apresentação Automaticamente 

Ao abrir um arquivo do PowerPoint, faça-o iniciar a apresentação imediatamente. Para isso, clique no em Arquivo (no topo superior esquerdo da tela), escolha a opção Salvar como e, por fim, o item Apresentação de slides do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão .ppsx.

Ir para qualquer slide

Se por algum motivo você precisar ir para qualquer slide,  basta digitar o numero do slide, seguido da tecla Enter. Ex: 9+Enter – Vai para o nono slide.

Oculte a apresentação sem sair do PowerPointDurante a apresentação de slides, você pode deixar a tela do PowerPoint totalmente preta ou totalmente branca. Esse recurso é útil para, por exemplo, fazer os expectadores prestarem atenção em algo que você tem em mãos. Para isso, faça o seguinte:

  • Para deixar a tela toda preta, pressione a tecla E em seu teclado;
  • Para deixar a tela toda branca, pressione a tecla C em seu teclado.

Insira imagens corretamente para evitar corrompimento do arquivo

Muita gente costuma inserir imagens no PowerPoint usando o recurso “copiar e colar”. A princípio, isso pode não trazer nenhum problema, mas se sua apresentação tem muitos slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentação ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo. Para diminuir as chances desses problemas ocorrerem, insira as imagens da maneira correta:

  • Vá ao menu Inserir e clique no botão Imagem. Na tela que surgir, vá à pasta onde a figura esta armazenada e selecione-a.

Se você constatar que uma imagem que você quer inserir está no formato Bitmap (.bmp), considere converter esse arquivo para um formato mais leve, como JPEG (.jpg). Dessa forma, o tamanho do arquivo do PowerPoint não ficará grande.

Crie álbuns de fotografia rapidamente

Pouca gente sabe disso, mas o PowerPoint permite a criação de álbuns de fotografia de maneira descomplicada e em poucos minutos. Para isso:

Vá ao menu Inserir, clique em Álbum de Fotografias e, por fim, em Novo Álbum de Fotografias. Clique no botão Arquivo/disco para localizar a pasta que contém as fotos. Note que você pode selecionar todas as imagens de uma só vez. Feita a seleção, você pode excluir ou alterar a ordem das fotografias na opção Fotografias no álbum. No campo Layout do álbum, você pode escolher se quer uma ou mais fotos por slide. Note que também há um botão que permitir exibir slides abaixo da fotografia e outro que faz com que as imagens fiquem todas em preto e branco.

Não insira muito texto

Numa apresentação, não é conveniente exibir slides com muito texto. A melhor opção é inserir apenas tópicos que dão destaque ao que você vai abordar. No entanto, se a inserção de textos longos realmente for necessária, divida-o em vários slides, já que mantê-lo em um slide só exigirá um tamanho de fonte pequeno, coisa que pode atrapalhar a leitura de quem está longe da tela.

Mova itens nos slides com precisão

 Se você inseriu uma figura ou um objeto qualquer em um slide, pode necessitar posicioná-lo de maneira precisa. Uma das formas para isso é selecionar o item e movimentá-lo usando as teclas de seta do teclado. Todavia, essas teclas fazem com que o objeto dê pequenos “pulos” para se movimentar. Para fazer com que o item se mova de forma contínua, sem os pequenos pulos, selecione-o e utilize as teclas de seta mantendo o botão Ctrl do teclado pressionado.

“Escreva” no slide durante a apresentação

Se você quiser destacar uma palavra, uma frase ou qualquer outro item do slide durante a apresentação, basta clicar com o botão direito do mouse no slide e escolher Opções de ponteiro. Nesse menu, escolha uma caneta ou o marca-texto. Agora, você poderá “rabiscar” o slide e fazer os destaques que quiser. Note que, quando você finalizar ou mudar de slide, o programa perguntará se você quer salvar esses “rabiscos”.

Efeito de Créditos

Um efeito bacana para concluir uma apresentação é mostrar o nome de todos os participantes em um projeto como os créditos de um filme. Por sorte, o PowerPoint conta com um recurso feito para esse fim. Comece adicionando uma caixa de texto e teclando nela o texto dos créditos. Depois, acesse Animações >Adicionar Animação > Mais Efeitos de Entrada. Na janela que surge, acesse a seção Empolgante e escolha o item Créditos e clique em OK. Depois, clique sobre o número que identifica a animação (normalmente 1) e na opção Iniciar, escolha Com o Anterior  para que os créditos comecem a rolar assim que o slide é mostrado.

Organização e Planejamento 

Defina claramente a(s) mensagem(ns) que deve(m) ser transmitida(s) e procure ter em mãos (eletronicamente falando) todas as informações necessárias: dados, textos, tabelas, gráficos, imagens, vídeos, áudio e links na web.

Priorize e ordene as informações de modo a permitir que a audiência compreenda claramente o que se deseja comunicar.

Apenas o Essencial

Se algum dado não for essencial para o contexto da apresentação, não pense duas vezes e deixe-o de lado. Em geral, somos tentados a querer adicionar um amontoado de informações como se isso fosse sinal de conteúdo adequado.

Um PPT poluído ou com excesso de detalhes distrai a audiência e tira o foco do que realmente é importante. Em resumo: muita informação, no lugar de ajudar, atrapalha.

Slides Essenciais

  • Slide de abertura – Esse é o primeiro slide que sua apresentação deve ter. Nele, devem contar o tema da apresentação; um subtítulo, com no máximo duas linhas, com informações adicionais; seu nome e cargo. Pode-se incluir ainda outro slide – com as informações da agenda de sua apresentação.
  • Slide de fechamento – Também conhecido como o  “Muito obrigado”, este slide é importante por apresentar, como forma de reforço, seu nome e informações de contato. É simpático (e esperado) fornecer seu e-mail e telefone comercial – a não ser que você seja um vendedor, não indicamos fornecer o número do seu celular para uma plateia que você desconheça.

Garanta visibilidade

Não se esqueça que o que você vê na tela do computador quase sempre é diferente do que é mostrado numa apresentação em sala escura, com os projetores existentes por aí. Evite utilizar fontes (tipos de letras) com excesso de detalhes – a Arial é uma fonte comum e bem aceita – e não é preciso dizer que não se deve misturar fontes distintas em uma mesma apresentação.

Efeitos e cores

Opte por cores que apresentem bom contraste com a cor usada no fundo. Faça um teste de cores antes, se possível na mesma sala onde a apresentação será feita.

Evite excessos

Usar recursos multimídia, como vídeos, animações e músicas, podem tornar a apresentação mais dinâmica. Porém, tenha em mente que o importante é a mensagem que se deve passar e não o show que você fará. Se tal recurso servir para reforçar a mensagem, vá em frente; caso contrário, dispense.

Cuidado com a ortografia

A apresentação pode estar impecável, com toda a informação corretamente organizada, coesa e leve. Mas um único escorregão com a língua portuguesa pode por tudo a perder. Revise, revise e revise de novo.

Domine as informações

Não há nada mais irritante do que um palestrante que precisa a todo instante consultar suas anotações ou mesmo os dados dos slides para completar uma frase ou responder a uma pergunta qualquer da audiência; treine, repasse os dados tantas vezes quantas forem necessárias para que não reste dúvidas.

Faça observações no tempo certo

Outra armadilha potencial são os comentários do apresentador que coincidem precisamente com a apresentação de um novo slide do PowerPoint. Isso só divide a atenção do público. Um programa do PowerPoint bem planejado apresenta um novo slide, dá ao público a oportunidade de ler e digerir o material e, em seguida, permite a apresentação de comentários que ampliam a imagem na tela. “É uma questão de tempo”, afirma Kerr. “Nunca fale junto com o slide”.

Faça pausas 

Novamente, o PowerPoint é mais eficaz como acompanhamento visual do discurso oral. Usuários experientes do PowerPoint não se acanham em deixar a tela vazia de vez em quando. Isso não só permite um descanso visual, como também é eficaz para concentrar a atenção em trocas mais orais, como uma discussão em grupo ou sessão de perguntas e respostas.

Faça uma revisão rigorosa antes da apresentação 

Nunca perca a perspectiva do público. Depois de rascunhar seus slides do PowerPoint, revise seus comentários, fingindo ser um dos ouvintes. Se algo parecer desinteressante, dispersivo ou confuso, faça alterações. São grandes as chances da apresentação como um todo ficar melhor depois disso.

Vá devagar 

Palestrantes inexperientes inconscientemente aceleram seu ritmo para tentar compensar suas preocupações e até mesmo a eventual inclusão de conteúdo além do necessário. Fale devagar, e não “corra” os slides. E leve isso em conta na hora de definir o conteúdo!

Coloque a parte importante no início 

Quantas vezes você já viu um palestrante ou professor cometer o erro de deixar a parte mais importante para o final, aí acabar gastando com os assuntos iniciais mais tempo do que havia planejado, ficando sem tempo para apresentar com qualidade o “filé mignom” do seu tema? Apresentação não é novela, você não precisa guardar as surpresas para o final. Reduza a introdução e vá direto ao ponto, detalhando e fundamentando depois.

Fale para fora 

Você precisa ser ouvido. Fale em voz alta o suficiente, pratique antes com o microfone, faça o que for necessário para poder ser ouvido com conforto e sem esforço.

Chegue CEDO: BEM cedo! 

Montar sua estrutura, copiar os arquivos para o micro conectado ao projetor, testar para ver se está tudo certo, corrigir os eventuais problemas, se ambientar… Você tem uma série de atividades a desempenhar antes do início da palestra, e o momento de realizá-las não é depois que o auditório já lotou.

Não peça desculpas antecipadas

 Não “chore pitangas”, como se diz aqui no Sul. Quando um apresentador inicia sua palestra pedindo desculpas por estar nervoso, por não ter preparado uma apresentação mais adequada ao público a que se dirige, por sua voz às vezes falhar ou por qualquer outra circunstância ainda não ocorrida, ele chama a atenção para esta situação e *garante* que o público irá notar. Não faça. Por outro lado, se você cometer um erro ou estiver em situação extrema – afônico, por exemplo – aí sim é o caso de se desculpar imediatamente.

Saiba ganhar tempo 

Treine com antecedência a sua atitude diante de perguntas do público, para não fazer como a maioria dos palestrantes de primeira viagem, que mandam logo um longo “Ééééééé…” de 15 segundos, seguido do insuportável “Veja bem”. Comentar a pergunta em si, no estilo “Esta é uma ótima pergunta, e eu fico feliz que tenha surgido agora, porque ajuda a trazer o tema mais perto da realidade de vocês” é uma estratégia eficaz para ganhar os segundos que você precisa para concatenar em sua mente a resposta em si. Mas pratique antes, porque na hora precisa fluir naturalmente.

Utilize Hiperlinks

 No estágio atual da evolução da internet, todo mundo está acostumado a usar hiperlinks. Por que não utilizá-lo no PowerPoint também? O recurso pode ser explorado para permitir que se salte de um slide para outro que não seja o imediatamente anterior ou posterior, acessar arquivos, abrir páginas da web, acionar o cliente de e-mail e até mesmo abrir outra apresentação.

Animações e Transições

As animações podem melhorar ou piorar a qualidade da sua apresentação então é bom não exagerar e nem usar poucas.

Poucas animações vão dar sono e animações demais vão “papagaiar” sua apresentação e deixar seus espectadores impacientes e poderão causar náuseas.

Quanto as transições, utilize um padrão para o documento, com poucas variações, evitando transformar sua apresentação num circo.

 Tem mais alguma dica?

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por italodiego

2 comentários em “Dicas de Apresentação e Power Point

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